Le plus important dans votre messagerie électronique, ce sont incontestablement vos contacts professionnels et personnels. Pour créer et enregistrer correctement un contact nouveau, faites nouveau contact dans votre carnet d'adresses et complétez soigneusement les champs obligatoires : noms, prénoms, adresses postales complètes... N'oubliez surtout pas l'adresse email principale et cliquez sur ajouter au carnet d'adresses pour sauvegarder définitivement. Une fois la première liste initiale faite, ordonnez-la intelligemment en groupes thématiques : famille proche, copains d'enfance, collègues travail, clients importants... Pour créer un groupe de diffusion, faites nouveau groupe, donnez-lui un nom explicite et sélectionnez précisément les membres concernés.
Les groupes pratiques vous permettront d'envoyer automatiquement des emails communs à plusieurs destinataires simultanément, sans avoir à sélectionner fastidieusement à chaque fois tous les destinataires individuellement. Gagnez un temps considérable en créant des listes pour vos envois récurrents : newsletters familiales, invitations événements, comptes-rendus professionnels. Mettez régulièrement à jour vos groupes quand des personnes rejoignent ou quittent. Supprimez les contacts obsolètes qui encombrent inutilement. Sauvegardez périodiquement votre carnet d'adresses complet sur un support externe pour éviter les pertes catastrophiques en cas de panne informatique.
Exportez vos contacts au format standard vCard ou CSV pour les transférer facilement vers un autre logiciel ou smartphone. Synchronisez votre carnet d'adresses entre tous vos appareils via le cloud. Fusionnez les doublons qui s'accumulent avec le temps. Ajoutez des notes personnelles pour vous rappeler le contexte de chaque contact : rencontré à telle conférence, client depuis telle année. Complétez les dates d'anniversaire pour recevoir des rappels automatiques. Un carnet d'adresses bien organisé facilite considérablement votre communication quotidienne dans votre vie numérique parfaitement structurée et efficacement gérée.
